Dans le monde de l’entreprise, gagner du temps revient à économiser de l’argent. Il est donc essentiel de gérer efficacement le temps en éliminant les tâches les plus chronophages. En effet, ces dernières empêchent les collaborateurs de se focaliser sur leur cœur de métier. Dans cet article, nous allons découvrir comment les 5 tâches les plus chronophages en entreprise pèsent sur la productivité, mais surtout, comment faire pour les optimiser.
La planification des interventions, une des tâches les plus chronophages
Dans de nombreux secteurs, comme la maintenance et la prestation de services, la planification des interventions représente une tâche cruciale. Elle permet de garantir que le matériel, le personnel et les véhicules sont disponibles au bon moment et au bon endroit.
Mais cette tâche chronophage est également complexe, car il faut tenir compte de nombreux facteurs.
- Les exigences de chacun (clients ou techniciens) en matière d’horaires ;
- Les demandes de dernière minute et à caractère urgent ;
- Les compétences particulières des équipes d’intervention ;
- Les retards et les imprévus ;
- Le trafic routier, etc.
Une planification inefficace entraîne des retards, des frais supplémentaires, tout comme l’insatisfaction des clients.
Pour améliorer cette opération, qui figure parmi les tâches les plus chronophages, les entreprises adoptent des solutions digitales, comme le logiciel de gestion des interventions BigChange. Ce dernier est capable de tenir compte des facteurs que vous jugez indispensables, pour mettre en place une planification intelligente de vos interventions. Cela réduit la charge de travail, les temps morts entre deux rendez-vous et libère des ressources, pour toujours plus de productivité.
La gestion des stocks représente une des tâches les plus chronophages
La gestion des stocks, tâche essentielle, assure la disponibilité du matériel à tout moment. Mais pour conserver un bon équilibre entre les niveaux de stock et les coûts de stockage, il est nécessaire de mobiliser des ressources humaines en permanence.
La gestion des stocks, une des tâches les plus chronophages en entreprise, peut être facilitée par la mise en place d’un système automatisé. Ce dernier, s’il est correctement configuré, est capable de :
- suivre les niveaux de stock,
- gérer les commandes à venir,
- anticiper la demande en temps réel.
En plus de gagner du temps, vous optimisez vos flux de trésorerie en évitant de surstocker et en éliminant les retards dus au manque de matériel.
Les trajets vers les interventions parmi les tâches les plus chronophages
Les trajets vers les sites clients prennent du temps. Ils font même partie des tâches les plus chronophages pour les équipes techniques. Les interventions éloignées et un trafic routier dense sont les principaux facteurs à l’origine de cette perte de temps.
Heureusement, il existe des solutions de gestion des itinéraires capables d’optimiser les trajets en temps réel. Ces logiciels utilisent des algorithmes qui déterminent les temps de trajet les plus courts, afin de réduire les distances parcourues et d’économiser du temps.
Ce suivi en temps réel permet également aux entreprises d’analyser la progression des techniciens sur le terrain et de réagir rapidement en cas de retard. Rien de tel pour améliorer la satisfaction client.
La rédaction des rapports d’intervention dans le top 5 des tâches les plus chronophages
La rédaction des rapports d’intervention constitue souvent la bête noire de nombreux techniciens de terrain. À la fin de chaque intervention, ils doivent rédiger à la main le déroulement du rendez-vous, étape par étape, avant de le faire signer au client. Pour clore la journée, un passage au service administratif est nécessaire, afin d’y déposer ces rapports en vue d’établir la facturation. Il arrive parfois qu’il y ait des erreurs, des oublis ou des mots illisibles sur ces documents, ce qui entraîne des retards dans le traitement des factures, ainsi qu’une perte de temps considérable.
Pour améliorer l’efficacité de cette tâche, les entreprises adoptent de plus en plus des solutions digitales, comme celle proposée par BigChange. Ces outils permettent de saisir les informations en temps réel et de les valider simplement, grâce à des tablettes mobiles. On constate alors que l’automatisation des processus fait gagner un temps précieux, tout en améliorant la communication entre les équipes techniques et les services administratifs.
Le dépôt des rapports d’intervention reste l’une des tâches les plus chronophages
Une fois les rapports d’intervention rédigés, il reste encore une étape importante à franchir : leur dépôt au service administratif. Ce processus nécessite un aller-retour supplémentaire entre le lieu de la dernière intervention et le siège. Le risque de perte de document associé aux frais de carburant et à la mobilisation des ressources humaines en fait l’une des tâches les plus chronophages pour les entreprises d’intervention.
Dans ce cas, la GED est un atout. Cette solution de gestion électronique des documents permet de numériser les rapports d’intervention dès leur création sur le terrain, d’automatiser la saisie des données et de les transférer électroniquement au service administratif. Cela accélère le traitement global de l’information.
Les cinq tâches les plus chronophages en entreprise que nous venons d’examiner demeurent de véritables obstacles à la productivité, si un changement de processus n’est pas envisagé. En mettant en œuvre des solutions technologiques comme BigChange et en adoptant de bonnes pratiques, ces défis peuvent être rapidement surmontés. Vous économisez ainsi du temps, des ressources, et améliorez significativement la satisfaction client. Cela a pour effet indirect de renforcer votre compétitivité face à la concurrence.
