La facturation est un élément essentiel de la gestion d’entreprise, mais le processus de paiement est parfois compliqué et peut engendrer des retards ainsi que des problèmes de trésorerie. La rédaction manuelle des factures et les modes de paiement traditionnels ont un impact négatif sur les performances de l’entreprise.
Cependant, il existe des moyens d’optimiser les processus de paiement, vous permettant d’économiser du temps et donc, de l’argent. Avec un logiciel de facturation et de paiement automatisé, toutes les données sont numérisées et stockées sur une plate-forme en ligne. L’ensemble du processus est accéléré, de la facturation jusqu’à la réception des paiements.
Voici les avantages les plus significatifs du traitement automatisé des factures ainsi que des explications sur son fonctionnement.
Passer à la dématérialisation
Le basculement de vos tâches administratives vers la dématérialisation est aujourd’hui une logique commerciale évidente, en plus d’être meilleur pour l’environnement. Le tout numérique permet d’éviter d’égarer les factures et d’oublier d’en envoyer. L’erreur est humaine mais elle peut faire perdre beaucoup d’argent à votre entreprise. Grâce à la dématérialisation, vos employés et vos clients peuvent accéder aux documents qui les concernent, directement sur le cloud, à tout moment et en tout lieu.
De plus, la dématérialisation vous permet de valider les factures directement sur l’interface. Ces dernières ne s’empilent plus sur un bureau, pendant des semaines, en attendant une signature. Elles sont alors enregistrées dans un fichier, selon une classification qui permet de les retrouver rapidement en cas de besoin.
En supprimant l’usage du papier, vous économisez également de l’argent sur les coûts de stockage et logistiques. Les entreprises qui utilisent des copies papier de leurs factures, doivent les conserver physiquement à des fins d’audit. Mais avec le temps, la place manque et il est parfois nécessaire de louer un espace de stockage hors site.
En outre, les réglementations sur les données personnelles, telles que le RGPD, interdisent aux organisations de conserver des enregistrements après un certain temps. Par conséquent, les entreprises qui stockent leurs documents papier, doivent détacher des collaborateurs pour trier et jeter les dossiers visés. De plus, la dématérialisation des factures devient obligatoire à l’horizon 2024.
Vous l’aurez compris, l’intérêt du traitement automatisé des factures est évident : libération de temps, de budget et d’espace.
Éliminer les tâches répétitives
Pour chaque facture physique à traiter, un collaborateur doit entrer les informations manuellement, imprimer un document, le mettre dans une enveloppe et l’envoyer par la poste au client, avant d’en ranger une copie au bureau. Ce type de tâche répétitive n’engendre aucune satisfaction dans le travail. Lorsque les collaborateurs d’une entreprise sont déçus de leur activité quotidienne, ils sont susceptibles de démissionner pour rejoindre une autre entreprise. Cela engendre un turn-over important, qui vous oblige à allouer du temps et des moyens pour embaucher des remplaçants.
Les logiciels de facturation et de paiement sont conçus pour éliminer la monotonie du traitement en automatisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée et en centralisant les documents. Une fois ces processus fastidieux terminés, vous pourrez constater une augmentation significative de la productivité et de la motivation de vos collaborateurs.
Moins d’erreurs humaines de facturation
Prenons un exemple concret : votre service facturation doit envoyer une facture à un client suite à une intervention. Mais un problème est rencontré lors de la rédaction du document : il manque un élément à facturer.
Le technicien a oublié de mentionner la quantité exacte d’heures passées sur le site client. Il faut donc contacter ce technicien, qui n’est pas forcément disponible immédiatement, lui demander l’information, attendre son retour et vérifier s’il n’y a pas d’erreur. Le service facturation peut alors rédiger la facture et la transmettre au client mais bien plus tard que prévu.
Le temps perdu est considérable pour votre trésorerie.
Les logiciels de facturation et de paiement ne laissent pas de place à l’erreur. Ils génèrent automatiquement des factures en se basant sur les données saisies au préalable. Vos collaborateurs passent donc moins de temps à traiter les factures et peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur, afin de développer votre entreprise.
De plus, vous n’aurez pas à compter sur un service postal pour transmettre les factures à vos clients. Le logiciel les enverra automatiquement soit par mail, soit sur un espace personnel attribué à chacun de vos clients, intégré à votre cloud. Il pourra alors les signer électroniquement et effectuer le paiement en un clic.
Moins d’heures consacrées à la facturation
Votre entreprise rencontre des pics d’activité mais également des périodes de creux. Vous pouvez parfois être tenté d’embaucher du personnel supplémentaire pour alléger la charge de travail de votre service facturation. Mais ce recrutement est coûteux et demande du temps, surtout lorsque vous embauchez du personnel de manière temporaire.
C’est pourquoi certaines entreprises investissent dans des logiciels de facturation et de paiement, qui évoluent en fonction de leurs besoins. Grâce à des processus automatisés, vos collaborateurs seront en mesure de traiter les factures beaucoup plus rapidement, ce qui leur donnera plus de temps pour se consacrer à d’autres projets.
Moins de relances clients
Faire le choix d’un logiciel de facturation automatisé, c’est offrir à votre entreprise :
- une diminution du risque d’erreur humaine,
- la génération instantanée de factures,
- une sauvegarde numérique de tous les documents importants.
Par conséquent, le temps passé à relancer les clients et à courir après les paiements en retard peut être réduit à son strict minimum.
Le traitement automatisé des factures optimise ce qui était, autrefois, un travail lent, répétitif et parfois chaotique. Avec la dématérialisation des factures et des processus de paiement, vous êtes assuré d’être payé dans les délais. Vous pouvez ainsi continuer à vous concentrer sur vos priorités commerciales.
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Source : www.iterop.com
