Pour de nombreuses entreprises de services, la planification des équipes d’intervention et leur déploiement rapide sur les sites clients représentent un défi de taille. Le recours à une organisation s’appuyant sur des feuilles de calculs et des tableaux occasionne des erreurs et des retards. Aujourd’hui, les systèmes basés sur le papier sont dépassés.
En passant par une plateforme de gestion des interventions, la planification et la répartition des techniciens ne sont plus un casse-tête. Dans cet article, nous vous expliquons comment un logiciel de planification des équipes d’intervention vous permet d’optimiser votre organisation pour satisfaire toujours plus vos clients et ainsi, les fidéliser.
Comment un logiciel de planification des équipes d’intervention optimise l’emploi du temps de travail?
L’objectif d’un tel logiciel est d’aider vos techniciens à consacrer leur temps de travail à des tâches utiles, sans le gaspiller. Voici les principes sur lesquels il s’appuie.
Réduire les temps de trajet avec la planification des équipes d’intervention
Grâce à un logiciel de planification des équipes d’intervention, comme celui que propose BigChange, vous améliorez la gestion du temps de vos équipes sur plusieurs plans. Concernant les temps de trajet, la meilleure solution consiste à les réduire. Vous obtenez ainsi deux avantages :
- Les frais de carburant sont moins élevés.
- Vos équipes terrain effectuent plus d’interventions par jour.
Afin de réussir à réduire les temps de trajet, vous devez avoir une visibilité complète sur les interventions à effectuer ainsi que sur les plannings des techniciens. Pour cela, rien de tel que l’utilisation d’un logiciel de planification des équipes d’intervention.
En quelques clics, vous pourrez planifier les itinéraires de vos techniciens en tenant compte des distances entre les sites clients mais pas seulement. Ce type de logiciel prend en considération d’autres critères.
- L’état du trafic routier ;
- Les compétences particulières des techniciens ;
- Les types de véhicules disponibles ;
- Les particularités liées aux sites clients, etc.
Vous optimisez facilement la répartition des tâches. Vos équipes terrain ne perdent plus de temps lors des trajets, ce qui leur permet d’être plus efficaces dans leur travail. L’utilisation d’un logiciel de planification des équipes d’intervention peut vous sembler un détail aujourd’hui. C’est pourtant l’élément qui va permettre à votre entreprise de se développer sur le long terme.
Prendre en compte les compétences particulières des techniciens
Pour que votre entreprise soit aussi rentable que possible, vous devez faire en sorte de régler les problèmes de vos clients en une seule intervention. Il arrive parfois que le technicien affecté sur un site client ne dispose pas des compétences requises pour traiter le sujet. Un second rendez-vous doit alors être pris avec le client.
Les conséquences sont désastreuses pour votre entreprise :
- Vous ne pouvez pas facturer l’ensemble du temps de travail de vos employés à vos clients.
- Vous ne répondez pas immédiatement aux attentes de votre clientèle et sa satisfaction s’en ressent.
De plus, en ajoutant des visites imprévues sur les sites client, vous prenez du retard sur le planning global des projets de votre entreprise.
Avec l’emploi d’un logiciel de planification des équipes d’intervention, vous affectez rapidement les techniciens à des tâches qui leur correspondent. Ils sauront résoudre les problèmes de vos clients en une seule visite et seront plus efficaces.
Une des spécificités de la solution BigChange est de proposer un système d’alerte, afin d’informer les techniciens du moindre changement dans leur planning. Si un client demande une intervention en urgence, le service administratif peut affecter une équipe terrain instantanément. Le planning est modifié de façon optimale et l’équipe reçoit une notification du changement.
Disposer du matériel adapté
Nous l’avons vu dans le point précédent, les techniciens envoyés sur les lieux d’une intervention doivent posséder les compétences et les qualifications adéquates. C’est également le cas pour le matériel.
En arrivant sur une intervention, l’équipe terrain doit avoir à sa disposition, dans le véhicule, tous les éléments matériels nécessaires à la résolution du problème. Afin d’éviter les allers-retours au dépôt et les interventions supplémentaires, il est possible de connaître, en temps réel, le détail des outils embarqués.
Avec une plateforme telle que BigChange, vous dotez votre entreprise d’une fonction de gestion des stocks, qui enregistre les mouvements de vos actifs en temps réel. De ce fait, vous avez connaissance, à tout moment, de ce dont dispose chacune de vos équipes terrain.
Avec l’aide de l’assistant intelligent de planification des équipes d’intervention, il est ensuite aisé d’affecter les techniciens aux tâches qu’ils peuvent prendre en charge.
Une solution intégrée pour améliorer votre productivité
Les entreprises qui n’ont pas encore digitalisé leurs processus de travail gaspillent le temps de leurs employés. C’est, du moins, le ressenti de la majorité de ces derniers. Les tâches administratives, qui ne sont pas automatisées, sont fastidieuses, répétitives et génératrices d’erreurs. Le temps de travail des salariés n’est pas bien employé et leur motivation est en baisse.
En tant que chef d’entreprise, vous savez que chaque heure perdue représente une perte de revenus. C’est pourquoi il est indispensable de vous équiper d’un logiciel de planification des équipes d’intervention, couplé à une plateforme comme celle que propose BigChange.
Vous pourrez alors effectuer les opérations suivantes :
- Affecter les techniciens aux interventions en fonction de leurs compétences, de leur emplacement, du type de véhicule utilisé, du trafic routier et des contraintes liées aux tâches demandées ;
- Affecter des outils, du matériel et d’autres équipements, directement aux interventions ;
- Communiquer avec les techniciens en temps réel via l’application mobile ;
- Optimisez des centaines d’itinéraires à la fois ;
- Prioriser les tâches selon certains critères, etc.
Le tout sur une seule et même plateforme facile à utiliser. La planification ne sera plus jamais un casse-tête avec BigChange.
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