Vous souhaitez doter votre entreprise d’une plateforme de gestion des équipes d’intervention mais vous ne savez pas vers laquelle vous tourner ? Difficile de s’y retrouver parmi les nombreux logiciels disponibles. Chacun possède des caractéristiques techniques intéressantes mais pas toujours adaptées à vos besoins.
Avant de prendre votre décision, vous devez tenir compte des fonctionnalités principales de ce type de plateforme. Voici quatre critères importants à vérifier lorsque vous vous lancez dans la recherche d’un logiciel de gestion des interventions.
Une application mobile intégrée pour vos techniciens
Avoir accès à une application mobile intégrée est aujourd’hui indispensable pour les équipes de terrain. Grâce à un smartphone, vos techniciens ont accès aux données concernant l’intervention et le client, en amont de chaque visite. Cela leur permet de se préparer et de vérifier qu’ils ont en leur possession tous les éléments matériels utiles à la résolution du problème du client.
En tant que chef d’entreprise, vous devez fournir à vos équipes ce dont elles ont besoin pour travailler efficacement. Avec une plateforme de gestion des équipes d’intervention dotée d’une application mobile, vos techniciens peuvent également faire ce qui suit :
- Communiquez avec le service administratif grâce à une messagerie instantanée ;
- Partagez leur emplacement en temps réel ;
- Accéder au dossier client (CRM) ;
- Prendre des photos de l’intervention ;
- Effectuer une évaluation des risques selon des processus définis ;
- Vérifier la disponibilité des stocks et des équipements ;
- Remplir et envoyer les rapports d’intervention ;
- Émettre des factures numériques,
- Faire signer le client pour valider leur passage, etc.
Avec une telle application, vous éliminez la paperasse inutile et réduisez les déplacements entre les sites clients et le service administratif. Ainsi, le temps de vos techniciens est entièrement dédié aux interventions chez vos clients. Utiliser une plateforme de gestion des équipes d’intervention permet à votre entreprise de gagner en productivité et de voir sa croissance monter en flèche.
Un assistant de planification intelligent
Un des principaux défis à relever par une entreprise d’intervention est celui de la gestion des plannings des équipes techniques. Plus ces plannings seront optimisés, plus vos techniciens pourront effectuer d’interventions chaque jour et plus votre entreprise sera rentable.
Pour vous accompagner dans cette organisation, vous pouvez vous faire aider d’un assistant de planification intelligent. L’outil BigChange, par exemple, est une plateforme de gestion des équipes d’intervention qui vous assure que le bon technicien est affecté à la bonne intervention, le tout en réduisant au maximum les frais de déplacement.
Grâce à une telle plateforme, vos services administratifs s’assurent que les équipes terrain sont réparties en fonction de différents critères.
- Leurs compétences particulières ;
- Les types de véhicule ;
- Le matériel dont elles disposent ;
- Les contraintes liées à l’intervention ;
- L’emplacement précédent ;
- Les conditions de circulation, etc.
En vous assurant que vous avez alloué la bonne personne à chaque intervention, vous êtes en mesure d’améliorer l’efficacité de votre entreprise et de satisfaire vos clients plus rapidement. Un dernier avantage, et non des moindres, est que tout cela ne génère pas de charge de travail supplémentaire pour vos équipes.
Un suivi en temps réel de votre stock
Les petites entreprises ne voient pas toujours l’utilité de s’équiper d’un logiciel de suivi des stocks. Elles pensent pouvoir gérer les actifs de manière traditionnelle, en s’appuyant sur des documents papiers et des feuilles de calculs.
Pourtant, avec la multiplication des opérations, ces méthodes sont sujettes aux erreurs. Les données intégrées sont parfois erronées et elles génèrent des problèmes pour la prise en charge des interventions. Ce problème de gestion des stocks impacte directement la croissance de l’entreprise. C’est pourquoi, quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des stocks fiable.
Avec une plateforme de gestion des interventions comme BigChange, vous pouvez indiquer des numéros de série, des codes QR ou encore des codes-barres pour chaque article de votre entrepôt. En fonction de ce qu’ils retirent, vos techniciens scannent ces codes sur leurs appareils mobiles. Le stock est alors mis à jour en temps réel.
En numérisant l’inventaire de votre matériel et en le connectant à votre plateforme, vous avez accès à des données précises et fiables sur l’état de vos stocks. Vous avez ensuite la possibilité de prendre de meilleures décisions commerciales à long terme, plutôt que de commander des matériaux au jour le jour.
Une fonction de facturation et de paiement en ligne
Votre entreprise a déjà rencontré des problèmes de factures impayées. À terme, les conséquences peuvent être désastreuses car il est parfois impossible de faire face aux dépenses opérationnelles vitales. Vous devez donc trouver un moyen de sécuriser votre méthode de facturation et de paiement, pour que votre trésorerie ne se retrouve pas dans le rouge.
Équiper votre personnel d’une application mobile, connectée à votre plateforme de gestion des équipes d’intervention, permet de simplifier et d’accélérer les paiements. À la fin de chaque intervention, le technicien peut générer une facture électronique et l’envoyer à votre client en quelques minutes. Ensuite, le client règle sa facture en ligne, en utilisant la méthode de son choix.
En plus de diminuer la quantité de papier utilisée, la facturation et les paiements en ligne réduisent considérablement les risques de retards de paiement. Votre flux de trésorerie s’en trouve fortement amélioré et vous pouvez envisager de nouveaux projets plus sereinement.
Du planning à la facturation en passant par la gestion des stocks, vous devez passer en revue tous les détails de votre futur logiciel d’assistance avant de faire votre choix. Heureusement, chez BigChange, les équipes sont présentes pour répondre à vos questions. De plus, BigChange est une solution modulable. Elle se transforme en fonction des besoins de votre entreprise.
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