L’époque où les dossiers clients étaient classés dans des tiroirs est révolue. Terminé également les rapports d’intervention sur feuilles volantes, tout comme les factures envoyées par courrier. Pour rester performante, une entreprise doit digitaliser ses processus de travail, et cela commence par la dématérialisation des dossiers clients.
Le logiciel de gestion des interventions BigChange vous permet d’assurer un classement et une sauvegarde optimale de tous vos documents, afin de les retrouver plus rapidement en cas de besoin. Découvrez, dans cet article, d’autres avantages de la dématérialisation des dossiers clients, ainsi que certaines fonctionnalités utiles proposées par BigChange.
Pourquoi dématérialiser les dossiers clients ?
La dématérialisation des dossiers clients offre une meilleure accessibilité aux informations pour les techniciens de terrain. En intervention, ils ont en effet accès aux données du client à tout moment, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Pour cela, ils sont équipés de tablettes mobiles, sur lesquelles toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion des interventions sont disponibles.
Pour un client donné, le technicien ouvre sa fiche et retrouve l’intégralité des informations concernant l’intervention en cours. Il peut alors modifier cette fiche client, ajouter des informations comme :
- les travaux effectués,
- les matériaux utilisés,
- les demandes spécifiques du client,
- le nom des techniciens,
- l’adresse du site, etc.
Il peut également accéder à l’historique en cas de besoin. Les logiciels de gestion des interventions, tels que BigChange, ont pour vocation d’encourager et de soutenir la croissance des entreprises.
La dématérialisation des dossiers clients permet une gestion plus efficace des données. En centralisant les informations d’un client en un même lieu, la recherche et la récupération des données s’en trouvent facilitées.
À l’ère numérique, la centralisation de l’information, par le biais de la dématérialisation des dossiers clients, est la clé du succès des entreprises de services d’interventions. Le moyen technique le plus sécurisé reste un logiciel basé sur le cloud, comme celui proposé par BigChange.
Les fonctionnalités du logiciel BigChange
Bigchange est un logiciel de gestion des interventions complet et personnalisable. Cependant, certaines fonctionnalités communes s’adaptent à toutes les entreprises, quels que soient leurs domaines d’activité.
Les dossiers clients dématérialisés
BigChange dispose d’une fonction de fiches client numériques, qui peut être personnalisée selon vos besoins. Nous l’avons vu précédemment, il est primordial de permettre à l’ensemble de vos collaborateurs d’avoir accès aux informations des clients, à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté.
La réservation de rendez-vous en ligne
Vos clients s’attendent de plus en plus à pouvoir être autonomes dans leur prise de rendez-vous. La tendance actuelle consiste à leur proposer des plages horaires définies en amont, puis à leur laisser le choix dans la date. L’application Bigchange permet la réservation d’intervention en ligne, directement par le client. Ce dernier n’est plus obligé d’appeler aux heures d’ouverture des bureaux pour parler à quelqu’un et tenter d’accorder les plannings entre eux.
L’assistant de planification intelligent
Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’intégrer des paramètres à respecter, avant de pouvoir attribuer une intervention à un technicien. Ensuite, vous avez le choix entre deux façons de procéder.
- Laisser l’assistant de planification intelligent organiser les plannings tout seul.
- Établir les plannings de façon manuelle, mais en laissant d’abord l’assistant appliquer les limites que vous lui aurez indiquées au préalable.
Les paramètres à prendre en compte peuvent être nombreux et variés : temps partiels des techniciens, disponibilités restreintes des clients, éloignement géographique limité entre deux interventions consécutives, prise en compte du trafic routier, compétences particulières exigées pour certaines interventions, respect des volontés du client concernant la venue du technicien habituel, etc.
Il est également possible d’effectuer des mises à jour en direct et de notifier les techniciens de certains changements. Ainsi, si une tâche supplémentaire est à effectuer sur un site client, le technicien en prend connaissance et peut régler le problème directement, plutôt que de revenir ultérieurement.
Le suivi en temps réel des techniciens
Vos clients préfèrent être libres de leurs journées, plutôt que de rester bloqués chez eux, à attendre la venue d’un technicien à un horaire incertain. Grâce au logiciel de gestion des interventions BigChange, ils peuvent suivre en temps réel les déplacements du véhicule de leur technicien, alors qu’il est sur la route. Le client prend alors connaissance de l’heure estimée de début de l’intervention et peut se rendre disponible seulement lorsque cela est nécessaire.
Les rapports d’intervention en ligne
Les techniciens de terrain, après avoir réalisé leurs tâches, remplissent un rapport d’intervention, directement sur leur tablette mobile. Ce document est automatiquement intégré dans le dossier dématérialisé du client. Il est ensuite transmis au secrétariat, en vue d’établir la facturation du client.
La facturation automatique et le paiement en ligne
Si vous le souhaitez, le logiciel de gestion des interventions BigChange propose une option de facturation automatique. Lorsque le technicien a validé et transmis son rapport d’intervention, l’outil établit la facture correspondante et l’envoie par mail au client. En quelques secondes, le client dispose de sa facture et peut procéder au paiement.
Mais ce n’est pas tout ! BigChange a également pensé à dématérialiser les paiements. S’il le souhaite, le client peut régler son solde en ligne, immédiatement après avoir reçu la facture.
Pour votre entreprise, ces solutions permettent d’optimiser les flux de trésorerie et de limiter les défauts de paiement.
En résumé, la dématérialisation des dossiers clients est un outil puissant, qui participe à accroître l’efficacité et la productivité des entreprises, tout en améliorant leur organisation. La solution tout-en-un BigChange est l’outil idéal pour augmenter votre croissance et favoriser la satisfaction de vos clients.
Si vous pensez que le logiciel de gestion des interventions BigChange se rapproche de ce que vous cherchez pour faire évoluer votre entreprise, prenez contact avec l’un de nos conseillers. Il répondra à toutes vos questions et vous proposera de découvrir ce que BigChange peut faire pour vous.
