Le logiciel de gestion des interventions est devenu, depuis quelques années, un outil indispensable pour les entreprises de services, proposant d’intervenir directement sur les sites clients. Cet outil permet, en effet, aux entreprises de contrôler efficacement l’intégralité de chaque intervention, depuis la prise de contact avec le client, jusqu’au paiement final.
Mais avant d’intégrer un logiciel de suivi des interventions dans votre entreprise, il est important d’en connaître les principales fonctionnalités. Ainsi, vous pourrez faire évoluer les tâches de vos équipes techniques pour améliorer leur productivité. Découvrez, dans cet article, les 4 éléments clés à prendre en compte dans le choix de votre logiciel de gestion des interventions.
Un assistant de planification intelligent
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la planification des interventions devient plus complexe. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises se dotent d’un logiciel de planification, capable de faire des mises à jour en temps réel.
Dans un premier temps, cet assistant va rationaliser et optimiser les journées de travail de chaque technicien. Il tiendra compte de différents facteurs, que sont :
- les compétences particulières de chaque collaborateur,
- les zones géographiques dans lesquelles sont situées les interventions prévues,
- les durées prévisibles de chaque intervention, etc.
Le logiciel, enrichi d’un suivi GPS, tient également compte des embouteillages, de la consommation de carburant et de l’emplacement des ingénieurs à un instant T, avant d’attribuer une nouvelle tâche à une équipe technique.
Vous pouvez également rajouter certaines contraintes à respecter, comme l’attribution d’une zone géographique à chaque équipe ou la limitation du temps de travail de certains techniciens.
L’assistant de planification intelligent permet une optimisation de la mise à jour du planning, de manière automatisée, limitant ainsi les difficultés liées aux processus manuels.
Une attribution des interventions à distance
Au cours d’une journée, il est important de connaître, à chaque instant, le lieu d’intervention exact des techniciens de votre entreprise. Pour cela, vous pouvez les appeler individuellement ou vous aider d’un logiciel de gestion des interventions. Ce dernier permet de visualiser, en temps réel, l’emplacement de chaque équipe sur un plan dynamique.
Ainsi, lorsqu’une demande d’intervention urgente arrive au secrétariat, il est possible de l’attribuer directement à un technicien, à distance. Cette fonctionnalité exploite les données du logiciel en temps réel, pour vous indiquer la disponibilité de vos équipes. Il ne vous reste qu’à faire un “glisser-déposer” de l’intervention sur le planning d’un ingénieur et elle lui apparaîtra instantanément, accompagnée d’une notification.
Vous pouvez également laisser faire l’assistant de planification et limiter les kilomètres parcourus dans la journée. En effet, dans la mesure du possible, les interventions proches géographiquement sont attribuées à une même équipe.
Il arrive parfois qu’un client fasse une demande d’intervention directement en ligne. Dans ce cas, si un technicien est déjà sur place pour une autre intervention, il peut tout à fait se l’autoattribuer. Cette fonctionnalité, qui permet d’éviter un aller-retour supplémentaire sur le site du client, se veut économique et écologique, grâce à une meilleure gestion du carburant.
De plus, l’intervention rapidement réalisée améliore de manière significative votre taux de satisfaction client.
Un meilleur suivi des stocks de matériaux avec le logiciel de gestion
En plus de connaître l’emplacement de vos équipes et de leurs véhicules, un logiciel de suivi des interventions vous permet de gérer vos actifs et vos stocks. Ces données sont intégrées dans l’outil et prises en compte par l’assistant de planification, lors de l’attribution des interventions aux techniciens. Ainsi, les techniciens ne perdent plus de temps à retourner à l’entrepôt pour récupérer un outil manquant, entre deux interventions.
Concernant la gestion des stocks en elle-même, l’outil vous fournit en temps réel le nombre d’éléments disponibles pour chaque référence de votre entrepôt. Vous pouvez également connaître l’emplacement de vos matériaux, qu’ils soient stockés au dépôt ou dans la camionnette d’un technicien en intervention.
Ainsi, lorsque vous devez passer une commande à vos fournisseurs, vous ne demandez que ce dont vous avez réellement besoin. Votre logistique s’en trouve améliorée, tout comme votre trésorerie.
De plus, si une intervention nécessite un outil en particulier, vous êtes immédiatement en mesure de savoir où il se trouve, quel que soit l’entrepôt ou le véhicule dans lequel il a été stocké. Votre technicien peut alors intervenir chez le client, muni des bons outils, et terminer le chantier dès la première visite. L’expérience client s’en trouve alors fortement améliorée.
Une amélioration de la communication avec les clients
La satisfaction client est un point à ne pas négliger, dans votre stratégie de développement. L’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions permet à votre entreprise de se démarquer de la concurrence, vis-à-vis de votre clientèle. Voici comment.
Dès la prise de contact avec votre entreprise, le client peut recevoir des messages de suivi automatisés, par e-mail ou SMS. Ensuite, via son espace personnel créé sur un portail dédié, le client peut suivre le déroulement de son intervention en temps réel.
- Le suivi GPS lui permet de connaître l’heure approximative d’intervention du technicien et lui évite ainsi d’attendre sur le site.
- Les rapports d’interventions en ligne sont visibles immédiatement dans son espace.
- La facture est disponible rapidement, car ce processus peut être automatisé.
- Le paiement en ligne est également possible, si l’entreprise a choisi de mettre en place cette fonctionnalité.
Un bon logiciel de gestion des interventions vous permet donc de booster votre productivité, tout en améliorant votre taux de satisfaction client.
BigChange : le logiciel de gestion des interventions indispensable
Les 4 éléments les plus importants, pour un logiciel de gestion des interventions, représentent des fonctionnalités centrales de l’outil Bigchange. Ce logiciel intuitif et tout-en-un est une plateforme à laquelle il est possible d’accéder depuis n’importe quel PC ou tablette, doté d’une connexion à internet.
Les équipes Bigchange assurent la mise en place du logiciel dans votre entreprise, en y intégrant l’ensemble de vos fichiers. Nous pensons, en effet, que la personnalisation est la clé pour une utilisation efficace de cet outil. La formation de vos équipes et l’assistance utilisateur est également pensée pour faciliter ce changement, dans les processus de travail de vos collaborateurs.
Faites confiance à Bigchange, la plateforme de gestion des interventions qui s’adapte à vos besoins.
