Dans la gestion globale d’une entreprise de services sur le terrain, il existe un outil qui joue un rôle essentiel : l’ordre de mission. Qu’il s’agisse de détailler les tâches, de suivre les ressources humaines et matérielles ou de faciliter la communication entre les différents services, les fiches d’ordres de mission sont un outil incontournable. En effet, ces dernières relient entre eux les différents aspects d’une intervention, garantissant la fluidité des opérations et un dépannage dès la première visite. Mais malgré leur importance, les ordres de mission sont souvent relégués au second plan.
Que vous soyez un responsable d’interventions expérimenté ou un nouveau venu dans le secteur, vous êtes sûrement confronté à la recherche de stratégies d’optimisation. L’important est de comprendre comment les nuances des fiches d’ordres de mission peuvent révolutionner la façon dont vous gérez vos opérations de terrain.
À l’ère du tout numérique, les fiches d’ordre de mission sont en pleine mutation et il est important de tenir compte des nouvelles habitudes des techniciens, pour assurer un flux de travail continu. Dans cet article, nous souhaitons parler de l’intérêt de ces fiches, ainsi que de la nécessité de les concevoir avec précision.
Le rôle des fiches d’ordre de mission lors des interventions sur le terrain
Les fiches d’ordre de mission fournissent à toutes les personnes impliquées – du secrétariat aux équipes techniques, en passant par le client – une indication claire et concise des étapes de chaque intervention.
Les éléments de base d’un ordre de mission
Une fiche d’ordre de mission classique contient des informations sur au moins quatre éléments clés : le qui, le quoi, le où et le pourquoi.
- Qui : Qui a demandé une intervention et qui va effectuer la mission ?
- Quoi : De quel type d’intervention s’agit-il ? Quel problème le client a-t-il rencontré ? Qu’est-ce qui doit être corrigé ? De quels types de pièces et de matériaux a-t-on besoin ?
- Où : Où l’intervention aura-t-elle lieu et combien de temps faut-il prévoir pour sa réalisation ?
- Pourquoi : Pourquoi le client rencontre-t-il un problème ? Cette question trouve souvent sa réponse dans l’historique du client.
Les fonctionnalités des fiches d’ordres de mission
Les fiches de travail numériques, comme celles proposées sur la plateforme de BigChange, sont dotées de fonctionnalités améliorées. Des informations peuvent être mentionnées en interne, sans qu’il soit nécessaire de les transmettre au client. Pour cela, il existe une fonction qui permet de créer différentes versions d’un ordre de mission, en fonction de la personne qui doit y accéder. Cela permet aux entreprises de maintenir des contrôles internes sans affecter l’expérience du client. Cette fonctionnalité offre une grande flexibilité dans la manière dont les informations sont présentées et gérées.
De plus, les fiches d’ordre de mission numériques offrent la possibilité aux managers de réaliser des vérifications supplémentaires. Le système peut exiger la validation d’une étape ou la réponse à une question, avant de débloquer l’étape suivante, comme le démarrage de l’intervention ou sa conclusion. Ce processus garantit ainsi qu’aucune information importante ne peut être oubliée.
Un ordre de mission numérique peut faire apparaître une demande d’évaluation telle que « Indiquer dans quelle mesure le client est satisfait de l’intervention. » suivie d’une note entre 0 et 5. Si la réponse se situe en dessous de 4 (5 étant la meilleure note possible), le système peut automatiquement déclencher des alertes, telles qu’un SMS ou un e-mail, pour qu’un manager prenne des mesures correctives. Cette fonctionnalité est intéressante dans une optique de satisfaction des clients, car l’entreprise est capable de fournir une réponse rapide à tout problème potentiel.
De plus, les fiches de mission numériques sont accessibles à l’ensemble des personnes concernées. Les techniciens de terrain peuvent consulter une fiche à chaque fois qu’ils en ont besoin. Cela réduit ainsi le risque de problèmes de communication et les détails importants ne sont pas oubliés. Le service de direction bénéficie également d’un accès en temps réel à l’avancement des travaux, ainsi qu’aux informations sur l’utilisation des ressources, ce qui permet une prise de décision rapide en cas de besoin.
Le stockage numérique des ordres de mission rend, quant à lui, la récupération et l’extraction des données plus efficaces. Avec un logiciel dédié, une entreprise peut facilement rechercher, filtrer et analyser des données, faisant de cette manière, ressortir des tendances et des informations permettant d’optimiser le pilotage des futures opérations.
L’impact du passage aux ordres de mission numériques
Prenons le cas d’une entreprise de plomberie qui aurait basculé des fiches de mission papier aux ordres de mission numériques. Les premières constatations seraient simples.
- Les équipes de terrain seraient en mesure d’effectuer plus d’interventions en une journée.
- Les données compilées seraient plus précises et plus pertinentes.
En effet, le gain de temps sur l’aspect administratif est considérable, si on laisse de côté le papier pour se tourner vers la digitalisation. De plus, le risque d’erreur humaine s’en trouve fortement diminué.
Avec la mise en œuvre d’un système de gestion des tâches comme BigChange, vous pouvez profiter d’une application mobile qui intègre :
- le calcul de la main-d’œuvre,
- la gestion de la relation client (CRM),
- la planification des interventions,
- le suivi en direct du déroulement des interventions,
- la gestion des ressources humaines comme matérielles,
- la gestion de la facturation,
- une aide au pilotage de l’entreprise, etc.
Il est possible d’éliminer complètement le papier, ou presque, des processus de travail au sein d’une entreprise. Cela permet ensuite de répondre à davantage de clients, sans devoir augmenter les recrutements administratifs.
Grâce à BigChange, notre entreprise de plomberie fournirait désormais à ses clients une fiche de mission numérique détaillée, comprenant des photographies avant et après l’intervention, afin de fournir des preuves du bon déroulement de chaque étape des travaux confiés aux techniciens. Et ce, grâce à une mise à jour en temps réel.
Si, lors d’une intervention, une tâche supplémentaire était signalée par l’équipe sur place, il est même possible de rédiger un devis immédiat, de le partager et de la faire valider par le client sans attendre.
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités liées à la numérisation des ordres de mission ? Contactez vite un conseiller BigChange.
